DANA KAS KECIL (Petty Cash Fund)

Dana Kas Kecil (Petty Cash Fund)

Posisi Kas dalam usaha ibarat darah dalam tubuh yang mensuplai oksigen ke seluruh tubuh. Maka pengendalian atas Kas amat penting.

Ketika kita mengelola usaha atau sebuah perusahaan biasanya kita kan membayar sejumlah pengeluaran kecil seperti pembelian materai, perlengkapan kantor atau perbaikan kecil lainnya. Meskipun dalam jumlah kecil, pembayaran tersebut bisa terjadi transaksi dalam kuantitas yang cukup sering. Sehingga jika kita lakukan rekap penjumlahan akan terlihat besar. Atas dasar pertimbangan ini, maka pengendalian terhadap pembayaran sejenis ini perlu dilakukan dan di menej dengan baik.

Walau demikian, menulis cek untuk setiap pengeluaran kecil tidaklah praktis dan efisien. Untuk tujuan ini dikenal “Dana Kasa Khusus” yang juga lebih populer dengan bahasa akuntansinya sebagai Dana Kas kecil (Petty cash fund).

Dengan demikian kita dapat mendefinisikan Dana Kas Kecil (Petty cash found) sebagai sejumlah uang/dana yang disisihkan dan disiapkan oleh suatu perusahaan yang berfungsi untuk membayarkan pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak terlalu besar (relatif kecil) dan akan tidak praktis dan efisien jika dibayarkan dengan menggunakan cek.

Dana kas kecil dibentuk pertama-tama dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran selama periode tertentu, misalkan selama dua minggu atau selama sebulan. Setelah persetujuan diberikan, cek ditulis dan diuangkan sebesar jumlah yang telah kita perkirakan tadi. Dana dari cek tersebut, kemudian diberikan kepada karyawan yang mempunyai otoritas untuk mengeluarkan uang dari dana kas. Untuk tujuan pengendalian terhadap kas perusahaan dapat menetapkan batasan nominal maksimum pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dengan petty cash. Setiap uang keluar sebagai pembayaran dari kas kecil, karyawan mencatat rincian pembayaran dalam formulir penerimaan kas kecil.

Kas kecil biasanya akan diisi kembali pada periodik tertentu atau saat dana habis atau mencapai jumlah minimum.

Apakah kas kecil wajib dilakukan oleh suatu perusahaan? Tentu saja tidak. Pembentukan kas kecil bersifat opsional, yang berarti disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Yang terpenting, jika perusahaan memutuskan pembentukan kas kecil, maka harus dipastikan pencatatan dilakukan dengan baik dan dapat dipertanggung jawabkan.

 

METODE DALAM MENGELOLA KAS KECIL

Terdapat dua metode untuk mengelola petty cash yaitu:

1)  Metode Imprest

2)  Metode Fluktuasi

 

1. METODE IMPREST (IMPREST FUND METHOD) / DANA TETAP

Metode ini mengambil asumsi bahwa jumlah dana dalam rekening kas kecil akan selalu tetap, yakni sebesar check yang diserahkan kepada Kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.

Kemudian, langkah selanjutnya adalah mencairkan dana cek tersebut di bank oleh kasir kas kecil dan uangnya bisa digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Pada saat akhir periode atau jumlah dana kas kecil yang tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta penambahan dana kas kecilnya sesuai/sebesar jumlah yang telah dikeluarkan/dibayarkan menggunakan dana kas kecil. Sehingga kas kecil kembali seperti jumlah semula. Pencatatan pengeluaran-pengeluaran kas kecil akan dicatat saat pengisian kembali.

Metode imprest memiliki beberapa kelebihan, yaitu efisien dalam hal waktu karena pencatatan pengeluaran hanya perlu dilakukan pada saat pengisian dana. Selain itu pengeluaran juga bisa diketahui secara lebih terperinci dikarenakan adanya bukti pembayaran yang lengkap. Walaupun demikian, tidak dipungkiri bahwa metode ini juga memiliki kekurangan. Dikarenakan pencatatan pengeluaran hanya dilakukan satu kali pada saat pengisian dana kas kecil, maka saldo kas kecil tidak selalu terupdate.

 

2. METODE FLUKTUASI (FLUCTUATING FUND METHOD)

Pembentukan dana kas kecil pada metode ini dilakukan dengan cara yang sama seperti pada metode imprest.

Jadi perbedaannya dengan metode imprest adalah jumlah saldo rekening dana kas kecil pada metode fluktuasi tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali atau sesuai dengan pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Pencatatannya langsung dilakukan saat terjadinya transaksi pengeluaran kas menggunakan dana kas kecil.

Sama seperti metode imprest, metode fluktuasi juga memiliki beberapa kelebihan, seperti nilai saldo yang selalu terupdate. Kondisi ini tentunya sangat bermanfaat karena dengan mengetahui kondisi saldo, penanggung jawab kas kecil bisa langsung melakukan pengisian kembali pada saat diketahui saldo sudah menipis. Dengan demikian, pengisian dana dapat dilakukan dengan segera tanpa harus menghitung total pengeluaran terlebih dahulu.

Metode ini pun memiliki kelemahan. Dikarenakan pencatatan pengeluaran dilakukan setiap kali ada pengeluaran, maka tidak bisa dilakukan pencatatan berdasarkan jenis atau kelompok pengeluaran. Perusahaan pun tidak bisa segera mengetahui jenis pengeluaran yang mana saja yang membutuhkan dana terbesar.

 

CONTOH KAS KECIL DENGAN METODE IMPREST DAN METODE FLUKTUASI

Berikut ini contoh penghitungan kas kecil dengan menggunakan metode imprest dan metode fluktuasi.

PT. BERKAH WIJAYA adalah sebuah perusahaan yang melakukan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran rutin yang dalam jumlah kecil. Berikut ini adalah seluruh transaksi yang dilakukan pada bulan Desember 2020:

• 8 Desember: penyerahan cek senilai Rp 2.000.000,00 untuk pembentukan kas kecil
• 9 Desember: pembayaran biaya kirim dokumen senilai Rp 85.000,00
• 10 Desember: pembelian Perlengkapan kantor senilai Rp 185.000,00
• 15 Desember: pembelian Materai untuk karyawan yang bekerja lembur senilai RP 200.000,00
• 29 Desember: pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran yang menggunakan kas kecil dan pengisian kembali

 

 

METODE IMPREST

Saat Pembentukan Dana Kas Kecil

Tanggal	Perkiraan	Debit	Kredit
08/12/2018	Dana Kas Kecil	Rp2.000.000,00
	Kas		Rp2.000.000,00

Saat Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Tanggal	Perkiraan	Debit	Kredit
29/12/2018	Biaya kirim dokumen	Rp85.000,00
	Perlengkapan kantor	Rp185.000,00
	Beli Materai	Rp200.000,00
	Kas		Rp470.000,00

Pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan jumlah pengeluaran, yaitu Rp 470.000,00 sehingga saldo kas kecil kembali menjadi Rp 2.000.000,00.

METODE FLUKTUASI

 

Saat Pembentukan Dana Kas Kecil

Tanggal	Perkiraan	Debit	Kredit
08/12/2018	Dana Kas Kecil	Rp2.000.000,00
	Kas		Rp2.000.000,00

Pembayaran Biaya Kirim Dokumen

Tanggal	Perkiraan	Debit	Kredit
09/12/2018	Biaya kirim dokumen	Rp85.000,00
	Kas kecil		Rp85.000,00

 

Pembelian Perlengkapan kantor

Tanggal	Perkiraan	Debit	Kredit
10/12/2018	Perlengkapan kantor	Rp185.000,00
	Kas kecil		Rp185.000,00

 

Pembelian materai

Tanggal	Perkiraan	Debit	Kredit
15/12/2018	Beli Materai	Rp200.000,00
	Kas kecil		Rp200.000,00

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Tanggal	Perkiraan	Debit	Kredit
29/12/2018	Kas Kecil	Rp650.000,00
	Kas		Rp650.000,00

Total biaya pengeluaran adalah Rp 470.000,00. Namun, angka tersebut tidak harus dijadikan dasar pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Jika penanggung jawab kas kecil mengajukan untuk melakukan pengisian senilai Rp 650.000,00, maka saldo kas kecil menjadi Rp 2.180.000,00. Maka saldo setelah pengisian berbeda dengan saldo pada saat pembentukan dana kas kecil (Rp 2.000.000,00).